Terza uscita dell’approfondimento su NotebookLM per le biblioteche di Paolo Dalprato
1.Comprendere dove lo strumento si inserisce nelle pratiche di lavoro quotidiane
Nei due articoli precedenti abbiamo esplorato NotebookLM dall’interno: prima la logica di funzionamento, poi le funzionalità operative. Sappiamo come lo strumento ragiona, cosa sa fare, quali output può produrre. Quello che manca è il passaggio al proprio lavoro quotidiano, vale a dire capire dove NotebookLM può inserirsi nelle attività che una biblioteca svolge ogni giorno.
Questo articolo propone alcuni scenari d’uso pensati per il contesto bibliotecario. Non sono procedure da seguire alla lettera ma spunti da cui partire, perché ogni biblioteca ha i propri materiali, le proprie esigenze, il proprio modo di lavorare. L’obiettivo è mostrare il tipo di problemi che lo strumento aiuta ad affrontare, in modo che chi legge possa riconoscere situazioni simili nella propria esperienza e immaginare come sperimentare.
Un aspetto vale la pena di essere sottolineato in partenza. Tutti gli scenari che seguono hanno una caratteristica in comune: non richiedono competenze tecniche aggiuntive rispetto a quelle descritte nell’articolo precedente. Richiedono invece qualcosa che i bibliotecari possiedono già, cioè la capacità di selezionare i materiali giusti, organizzarli in modo sensato e formulare domande pertinenti. È quella competenza documentale a determinare la qualità dei risultati, più di qualsiasi funzionalità tecnica.
2. Gestire la documentazione interna
Le biblioteche producono e accumulano nel tempo una quantità considerevole di documentazione interna. Regolamenti di servizio, delibere, verbali di riunioni, procedure operative, linee guida regionali o ministeriali, protocolli d’intesa, carte dei servizi. Questi documenti vengono consultati di frequente ma trovare un’informazione specifica al loro interno richiede spesso di sfogliare più file, confrontare versioni aggiornate in momenti diversi, ricordare in quale documento si trovava quel passaggio che serviva.
NotebookLM può trasformare questa raccolta documentale in un archivio interrogabile. Si crea un notebook dedicato alla documentazione di servizio, si caricano i file rilevanti e da quel momento è possibile porre domande trasversali all’intero corpus. «Qual è la procedura aggiornata per il prestito interbibliotecario?» oppure «cosa prevedono le linee guida regionali riguardo agli orari di apertura estiva?» sono il tipo di domande a cui lo strumento può rispondere attingendo ai documenti presenti, con i riferimenti puntuali alla fonte.
L’utilità concreta si vede in diverse situazioni ricorrenti. Quando un collega nuovo deve orientarsi nella documentazione di servizio, il notebook diventa un punto d’accesso immediato: invece di leggere decine di documenti può porre domande mirate e ottenere risposte contestualizzate. Quando si deve verificare se una procedura è coerente con il regolamento aggiornato, la possibilità di selezionare solo i documenti rilevanti e chiedere un confronto diretto riduce il tempo necessario. Quando serve preparare una sintesi operativa per il personale, magari in occasione di un cambiamento nelle procedure, la funzione di report in formato riepilogo produce una bozza da cui partire.
Un aspetto che merita attenzione è l’organizzazione delle fonti all’interno del notebook. Quando i documenti sono numerosi è utile rinominarli con un criterio coerente, per esempio premettendo una sigla che ne indichi la tipologia (ad esempio REG per regolamenti, PROC per procedure, LG per linee guida). Questo accorgimento facilita la selezione rapida dei documenti pertinenti prima di porre una domanda, sfruttando la possibilità di attivare o disattivare le singole fonti che l’articolo precedente ha descritto.
Il limite da tenere presente è la necessità di aggiornare manualmente il notebook quando i documenti vengono modificati. NotebookLM non sincronizza automaticamente le fonti con le versioni aggiornate. Quando un regolamento viene rivisto, la versione precedente va rimossa dal notebook e quella nuova caricata al suo posto. È un passaggio semplice ma va ricordato, altrimenti si rischia di ottenere risposte basate su documenti non più validi.
3. Preparare guide tematiche e bibliografie ragionate
Tra le attività che caratterizzano il lavoro in biblioteca c’è la preparazione di percorsi di lettura, guide tematiche, bibliografie ragionate. Sono materiali che richiedono competenza nella selezione dei testi, capacità di individuare i fili che collegano opere diverse e tempo per scrivere le descrizioni che accompagnano ogni proposta. È un lavoro che produce valore reale per gli utenti ma che spesso viene sacrificato per mancanza di tempo.
NotebookLM può alleggerire la parte più dispendiosa di questo lavoro senza sostituire la competenza che lo rende utile. Il punto di partenza è un notebook in cui caricare i materiali di riferimento sul tema scelto: recensioni, schede catalografiche, estratti o indici dei testi considerati, articoli critici, eventuali guide tematiche già realizzate da altre biblioteche. La selezione di cosa caricare resta interamente nelle mani del bibliotecario, ed è il passaggio che determina la qualità di tutto ciò che segue.
Con i materiali caricati la chat diventa uno strumento di esplorazione. Si possono cercare connessioni tra i testi che non erano evidenti, chiedere di raggruppare le opere per sotto-temi, identificare quali aspetti del tema sono ben coperti dalla selezione e quali restano scoperti. È il tipo di lavoro analitico che si fa mentalmente durante la preparazione di una guida, ma che la conversazione con lo strumento rende esplicito e documentato.
Il passaggio dalla fase esplorativa alla produzione concreta sfrutta gli strumenti di Studio in combinazione. Un report in formato libero può generare una bozza di guida tematica completa, con la descrizione dei singoli testi e i fili conduttori che li collegano. Una mappa mentale offre una visualizzazione dei temi e delle relazioni tra le opere, utile sia come strumento di lavoro durante la preparazione sia come materiale da proporre agli utenti. Se la guida viene presentata in un incontro o in una vetrina tematica, una presentazione offre il supporto visivo.
La personalizzazione della chat aggiunge un livello ulteriore. Attraverso il prompt si può indicare allo strumento quale pubblico avrà la guida, in modo che le descrizioni siano calibrate di conseguenza. Una guida per ragazzi richiede un linguaggio diverso da una destinata a un pubblico adulto, e questa indicazione influenza il tono e il livello di dettaglio delle risposte e degli output generati.
Il bibliotecario mantiene il controllo su tutto il processo: decide cosa includere, valuta la qualità delle connessioni proposte, rivede e corregge i testi generati. Lo strumento accelera la fase di elaborazione e redazione, ma la competenza nella selezione e nella curazione resta il fattore che fa la differenza tra una guida utile e un elenco generico.
4. Creare materiali divulgativi per il pubblico
Le biblioteche non sono solo luoghi di conservazione e prestito, sono spazi di comunicazione. Organizzano incontri con autori, cicli tematici, mostre bibliografiche, eventi per le scuole. Ognuna di queste attività richiede materiali di accompagnamento: un testo di presentazione per il sito, una locandina informativa, le slide per un incontro, a volte un contenuto audio per i canali social. La preparazione di questi materiali ricade spesso sulle stesse persone che gestiscono il servizio quotidiano, con tempi e risorse che non sempre sono sufficienti.
NotebookLM può rendere questo processo più efficiente sfruttando una logica semplice: si raccolgono i materiali di riferimento su un tema e si usano gli strumenti di Studio per trasformarli in prodotti comunicativi diversi. Il bibliotecario porta la competenza nella selezione dei contenuti, lo strumento si occupa della trasformazione nei vari formati.
Un esempio chiarisce il meccanismo. Una biblioteca sta preparando un ciclo di incontri sulla narrativa di un determinato paese o periodo. I materiali disponibili sono recensioni, saggi critici, interviste agli autori, articoli di approfondimento. Si carica tutto in un notebook dedicato e da quel corpus si possono generare output diversi per scopi diversi. Un’overview audio produce un podcast di approfondimento che la biblioteca può pubblicare sui propri canali: il formato è quello di una conversazione tra due voci che discutono il tema, e si può scegliere tra diversi stili (approfondimento lungo, sintesi breve, dibattito critico) e personalizzare il contenuto attraverso indicazioni specifiche. Una presentazione fornisce le slide per l’incontro introduttivo del ciclo. Un report in formato post per il blog genera un testo di presentazione per il sito o per i social.
L’aspetto interessante è che tutti questi output derivano dallo stesso corpus documentale. Il lavoro di raccolta e selezione dei materiali viene fatto una volta sola; la produzione dei diversi formati è il passaggio successivo, che lo strumento rende accessibile senza richiedere competenze specifiche di grafica, montaggio audio o comunicazione digitale. Non significa che i risultati siano pronti per la pubblicazione senza alcun intervento: vanno rivisti, adattati, a volte integrati. Ma il passaggio da «ho i materiali di riferimento» a «ho una bozza utilizzabile» si accorcia in modo significativo.
Un’avvertenza pratica riguarda la versione gratuita. Con tre generazioni audio e tre video al giorno il numero di tentativi è limitato. Vale la pena di sperimentare prima con la chat per definire bene l’angolazione e i contenuti e poi usare le generazioni disponibili con un’idea chiara di cosa si vuole ottenere.
5. Dall’evento al documento: trasformare registrazioni in testi
Molte biblioteche organizzano incontri, presentazioni, corsi, conferenze e ne conservano le registrazioni audio o video. Questi file conservano materiale di valore, come interventi di esperti, domande del pubblico, risposte approfondite che nascono dal confronto diretto. Nella pratica però le registrazioni restano quasi sempre inutilizzate, anche perché ascoltare o rivedere un’ora di registrazione richiede un’ora di tempo, e nessuno ha quell’ora a disposizione. Il contenuto c’è ma non è fruibile.
NotebookLM permette di cambiare questa situazione perché quando si carica una registrazione lo strumento genera automaticamente una trascrizione e la rende disponibile come fonte interrogabile, esattamente come un documento di testo. Da quel momento il contenuto dell’incontro è esplorabile attraverso la chat: si possono cercare i passaggi in cui si è discusso di un argomento specifico, chiedere una sintesi dei punti principali, identificare le domande poste dal pubblico e le relative risposte.
Ma il valore reale di questo scenario non sta solo nella trascrizione in sé, è anche nella possibilità di trasformare quel materiale in un documento nuovo, con una struttura e una destinazione proprie. Non si tratta di ripulire una trascrizione dalle ripetizioni e dalle frasi incomplete, ma di creare un prodotto editoriale autonomo, pensato per essere letto da chi non ha partecipato all’evento.
Il processo funziona meglio se procede per fasi. Si parte chiedendo alla chat di produrre un indice ragionato dei contenuti della registrazione, organizzato per temi e sotto-temi. Questo indice va verificato e, se necessario, corretto: è il bibliotecario a decidere quale struttura dare al documento finale, quali argomenti meritano più spazio, quali possono essere accorpati o tralasciati. Una volta definita la struttura si procede sezione per sezione, chiedendo alla chat di sviluppare ciascun capitolo sulla base dei contenuti della registrazione. Il risultato è un testo che riorganizza e rielabora la sostanza dell’intervento originale in una forma pensata per la lettura.
I prodotti che si possono ricavare sono diversi a seconda dell’obiettivo. Se l’evento era un corso pratico il documento può diventare un tutorial o un manuale operativo. Se era una conferenza con più relatori si può produrre un resoconto strutturato per temi. Se l’incontro ha generato molte domande dal pubblico si può estrarre una raccolta di domande frequenti con le relative risposte. In ogni caso il documento finale va rivisto e integrato dal bibliotecario, che conosce il contesto e può verificare che la trascrizione automatica non abbia introdotto errori, soprattutto nei nomi propri e nei termini tecnici.
Una volta completato il documento può essere distribuito come PDF scaricabile dal sito della biblioteca, pubblicato come contenuto per il blog o per una newsletter, stampato e messo a disposizione in sede. Lo stesso materiale può generare più formati per canali diversi.
C’è un aspetto ulteriore che vale la pena considerare. Il documento prodotto non sostituisce la registrazione originale ma ne migliora la fruibilità in modo significativo. Chi preferisce leggere piuttosto che ascoltare un’ora di audio ha ora un punto d’accesso. Chi cerca un’informazione specifica può trovarla nel testo strutturato senza scorrere l’intera registrazione. Una risorsa che di fatto restava inaccessibile, perché il formato audio ne rendeva la consultazione troppo onerosa, diventa consultabile e riutilizzabile. Lo stesso documento generato in questo modo può esseer utilizzato come fonte bello stesso notebook in cui è stato caricato il file audio originale, oppure può costituire la fonte per un nuovo notebook.
Questo scenario sarà ripreso nell’ultimo articolo della serie, dove vedremo come l’integrazione tra NotebookLM e altri strumenti di intelligenza artificiale permette di portare la trasformazione dei contenuti ancora più avanti, combinando le capacità di analisi di NotebookLM con le capacità di generazione testuale di altri modelli.
6. Supportare la formazione interna e degli utenti
La formazione è un’attività che nelle biblioteche ha due direzioni distinte. Verso l’interno riguarda l’aggiornamento del personale: nuove procedure, nuovi servizi, cambiamenti normativi, strumenti digitali da introdurre nei flussi di lavoro. Verso l’esterno riguarda gli utenti: percorsi di alfabetizzazione informativa, introduzione alle risorse digitali della biblioteca, orientamento all’uso dei servizi. In entrambi i casi servono materiali didattici, e produrli richiede tempo che spesso non c’è.
Un notebook dedicato alla formazione interna può raccogliere tutta la documentazione rilevante per un determinato percorso di aggiornamento: manuali operativi, procedure, guide, materiali di riferimento. Da questo corpus gli strumenti di Studio permettono di generare prodotti didattici diversi. Le flashcard estraggono i concetti principali in un formato adatto alla memorizzazione e al ripasso. I quiz producono domande di verifica sui contenuti, utili sia per l’autoapprendimento sia per verificare la comprensione al termine di un percorso formativo. Un report in formato guida allo studio organizza i contenuti in una sequenza logica con i punti chiave evidenziati.
La personalizzazione della chat gioca un ruolo importante in questo scenario. Attraverso il prompt si può indicare il livello di competenza del destinatario, in modo che le risposte e i materiali generati siano calibrati di conseguenza. Se il percorso formativo è destinato a personale che si avvicina per la prima volta a un argomento il linguaggio sarà più accessibile e i concetti verranno introdotti gradualmente. Se è rivolto a colleghi che hanno già una base di competenza si può alzare il livello di dettaglio.
Per la formazione rivolta agli utenti la logica è la stessa ma cambia il contenuto. Un notebook può raccogliere i materiali informativi sui servizi della biblioteca, le guide all’uso delle risorse digitali, le domande frequenti con le relative risposte. La chat configurata con un prompt adatto al pubblico generale diventa uno strumento che il bibliotecario può usare per preparare materiali accessibili a partire da documentazione tecnica. Un regolamento scritto in linguaggio amministrativo può essere riformulato in una guida pratica per gli utenti; una procedura complessa può diventare una serie di istruzioni passo a passo.
Se il notebook viene condiviso con i colleghi coinvolti nella formazione, diventa inoltre uno spazio di lavoro comune. Più persone possono consultare gli stessi materiali, porre domande, contribuire alla definizione dei contenuti formativi. Questo aspetto collaborativo è particolarmente utile quando la formazione viene sviluppata da un gruppo di lavoro e non da una singola persona.
7. Analizzare collezioni e fondi speciali
Questo scenario riguarda un ambito più circoscritto rispetto ai precedenti, perché non tutte le biblioteche gestiscono fondi speciali o collezioni storiche. Dove però queste raccolte esistono, che si tratti di fondi locali, archivi di persona, collezioni tematiche ereditate o raccolte di materiale grigio, le possibilità offerte da NotebookLM sono particolarmente interessanti.
Il lavoro su collezioni e fondi speciali presenta una difficoltà caratteristica: i materiali sono spesso numerosi, eterogenei e non sempre ben catalogati. Esplorare un fondo significa leggere documenti diversi per tipo e periodo, cercare ricorrenze tematiche, individuare connessioni tra materiali che non erano stati pensati per stare insieme. È un lavoro intellettualmente ricco ma che richiede tempo e una visione d’insieme che si costruisce solo progressivamente, documento dopo documento.
Un notebook dedicato a una collezione permette di accelerare questa fase esplorativa. Si caricano i documenti digitalizzati disponibili, le schede descrittive esistenti, eventuali inventari o elenchi, e lo strumento rende l’intero corpus interrogabile. Le domande possono essere ampie, come «quali temi ricorrono in questa raccolta?» oppure «quali autori o figure vengono menzionati più frequentemente?», o mirate su aspetti specifici, come «cosa emerge riguardo alla vita economica del territorio negli anni Cinquanta?» quando si lavora su un fondo locale.
La mappa mentale è uno strumento di Studio particolarmente adatto in questo contesto, perché offre una visualizzazione delle relazioni tra temi, persone, luoghi e periodi che attraversano la collezione. Questa visualizzazione non sostituisce la conoscenza approfondita del fondo ma può rendere visibili strutture e connessioni che richiederebbero settimane di lettura per individuare manualmente. La tabella dati è utile quando si vogliono estrarre informazioni strutturate dai documenti, per esempio un elenco dei corrispondenti presenti in un archivio epistolare con le date e i temi delle lettere.
I risultati di questo tipo di analisi possono confluire in prodotti diversi: apparati descrittivi per il catalogo, testi introduttivi per mostre o esposizioni, materiali per percorsi di valorizzazione del patrimonio. In ogni caso il bibliotecario che conosce il contesto storico e documentale resta indispensabile per valutare la pertinenza di ciò che lo strumento restituisce. NotebookLM può identificare una ricorrenza tematica, ma è il professionista a capire se quella ricorrenza è significativa o casuale.
Va considerato un limite pratico. Molti fondi speciali contengono materiali manoscritti o documenti la cui digitalizzazione produce immagini più che testi leggibili. NotebookLM può analizzare immagini e separare testo da elementi grafici, come descritto nel primo articolo, ma la qualità dell’analisi dipende dalla leggibilità del materiale. Per documenti manoscritti o in cattivo stato di conservazione i risultati possono essere parziali, e in questi casi conviene affiancare al documento originale una trascrizione già disponibile, se esiste.
8. Sperimentare con i propri materiali
Gli scenari descritti in questo articolo sono punti di partenza, non modelli rigidi. Ogni biblioteca ha documenti, esigenze e modalità di lavoro proprie, e il modo migliore per capire se NotebookLM può essere utile è provarlo con i propri materiali.
Il suggerimento è partire da un caso semplice e circoscritto. Un notebook con pochi documenti ben conosciuti permette di verificare la qualità delle risposte confrontandole con quello che già si sa. Se i risultati sono soddisfacenti si può ampliare progressivamente il perimetro, aggiungendo fonti e sperimentando con domande più articolate e con gli strumenti di Studio. Se i risultati non convincono è utile chiedersi se il problema sta nella qualità delle fonti caricate, nella formulazione delle domande o nelle aspettative su ciò che lo strumento può fare.
Alcuni scenari si prestano meglio di altri a una prima sperimentazione. La documentazione interna è un buon candidato perché i documenti sono già disponibili in formato digitale e il bibliotecario conosce perfettamente i contenuti, il che rende facile valutare se le risposte dello strumento sono accurate. Le registrazioni di eventi sono un altro punto di ingresso interessante perché il risultato, un testo strutturato ricavato da un audio altrimenti inutilizzato, ha un valore immediatamente percepibile.
Il prossimo e ultimo articolo della serie affronta un tema diverso: i limiti di NotebookLM e le possibilità di superarli attraverso l’integrazione con altri strumenti di intelligenza artificiale. Capire cosa lo strumento non può fare è altrettanto importante che sapere cosa può fare, e conoscere le opzioni di integrazione apre prospettive che la versione base da sola non offre.
Paolo Dalprato
- Leggi il primo articolo del 2 febbraio 2026
- Leggi il secondo capitolo del 9 febbraio 2026
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